Корпоративна пошта на вашому домені: підключення Outlook

Розмежуйте поштову скриньку й застосунок

Встановлення Outlook не створює пошту на вашому домені. Потрібен провайдер, який зберігає листи та забезпечує їх надсилання й отримання. Outlook підтримує кілька типів облікових записів; доступні функції залежать від провайдера, передплати й версії застосунку.

Посібник Microsoft за посиланням нижче стосується Windows. На Mac і в різних версіях Outlook налаштування відрізняється, тож користуйтеся інструкціями для своєї системи. IMAP зазвичай синхронізує пошту; сумісність календарів, контактів і спільних скриньок потрібно перевіряти окремо.

Офіційне джерело: Microsoft · Outlook

Визначте адреси та доступ працівників

Робоча адреса працівника й спільна адреса info@ мають різні призначення. Визначте, яким адресам потрібні окремі скриньки, які можуть бути псевдонімами та до яких потрібен командний доступ. Псевдонім не обов’язково має окреме сховище чи облікові дані для входу.

Складіть список працівників, вимоги до обсягу архіву та правила надання й відкликання доступу. За можливості використовуйте підтримуваний спільний доступ замість одного пароля для всієї команди. Перевірте вартість потрібних функцій до вибору передплати.

Підключіть Outlook і перевірте його

• Отримайте адресу для входу та інструкції з налаштування у свого поштового провайдера.
• Додайте обліковий запис із підтримуваною автентифікацією. Вводьте паролі в застосунку або на сторінці входу провайдера, ніколи у формі запиту на сайті.
• Якщо потрібне ручне налаштування, використовуйте сервери, порти й захист з’єднання з документації провайдера.
• Надішліть лист на зовнішню адресу та дайте відповідь. Перевірте папку «Надіслані», вкладення, пошук і синхронізацію на другому пристрої.
• Окремо протестуйте календарі, контакти й спільні скриньки, якщо вони потрібні для вашої роботи.

Скопіюйте архів до перемикання доставки пошти

Складіть перелік скриньок і папок, включно з надісланими листами та локальними архівами Outlook. Створіть резервну копію, яку можна перевірити, і визначте обсяг даних. Створіть скриньки в новому сервісі, виконайте початкове копіювання та порівняйте папки й кількість листів.

Перемикайте MX, коли новий сервіс буде готовий отримувати пошту. Потім синхронізуйте листи, що надійшли до старого провайдера під час переходу. Зберігайте старі облікові записи й профіль Outlook до перевірки архіву; заздалегідь погодьте період паралельної роботи.

Перевірте DNS і передачу доступів

Новий провайдер надає записи MX та інструкції з підтвердження домену й автентифікації відправлення. Налаштуйте SPF, DKIM і DMARC з урахуванням усіх сервісів, що надсилають пошту від імені бізнесу, зокрема CRM. Якщо пропустити наявного відправника, доставка може порушитися.

• Вхідна й вихідна пошта проходять перевірки із зовнішніми адресами.
• Потрібні папки, архіви та спільні адреси доступні.
• Бізнес контролює доступ і подовження послуг, умови підтримки задокументовано.
• Погоджено процедуру відключення старого сервісу й відновлення даних.